Viestintävinkit hankkeelle
Hankkeilta odotetaan avoimuutta ja aktiivista viestintää. Viestithän siis hankkeesta vähintään sen alkaessa ja päättyessä. Muista kuitenkin, että hankkeen alkaminen tai loppuminen eivät itsessään ole välttämättä mielenkiintoisia asioita, vaan tärkeintä on se, mitä sillä halutaan saada aikaan. Hankkeen aikanakin kannattaa kertoa, mitä tapahtuu, missä on onnistuttu ja mitä opittu.
Hankkeen viestinnässä kannattaa hyödyntää Maaseutuverkosto.fi:tä. Sieltä löydät mm. Hankerekisterin, josta jokaiselle rahoitetulle hankkeelle löytyy valmiina hankekorttipohja. Hankekorttia voi päivittää ja käyttää hankkeen kotisivuna, mutta joka tapauksessa sinne on hyödyllistä käydä päivittämässä yhteystiedot ja linkit käytössä oleviin viestintäkanaviin. Maaseutuverkosto.fistä löydät lukuisia muitakin hyödyllisiä työkaluja. Tutustu, miksi maaseutuverkosto.fi on hanketoimijan tärkeä työkalu.
10 syytä viestiä hankkeesta
- Lisäät näkyvyyttä.
- Helpotat toteuttamista.
- Aktivoit ja sitoutat toteuttamisessa mukana olevia ihmisiä.
- Välität tietoa etenemisestä rahoittajalle.
- Välität tietoa henkilöille, jotka voivat hyötyä hankkeesta.
- Informoit suurta yleisöä ja näin lisäät tietoa sekä omasta hankkeesta että hanketoiminnasta yleensä.
- Kerrot muutoksista, etenemisestä ja tapahtumista.
- Luot verkostoja ja kokoat ihmisiä yhteen. Laajojen verkostojen avulla viesti voi levitä todella laajalle alueelle.
- Annat mahdollisuuden vaikuttaa hankkeeseen sen eri vaiheissa.
- Toteutetut hankkeet toimivat esimerkkinä ja oppina uusille hankkeille.
Sisäinen viestintä
Kerro hankkeesta niille tahoille, joita se koskee ja jotka voivat saada siitä jotain hyötyä. Tavoitteena on myös saada asianosaiset mukaan toteuttamaan hanketta. Hanke ei saa jäädä vain jonkin pienen ryhmän omaksi toimenpiteeksi. Erityisen tärkeää on tiedottaa etenemisestä myös hakijatahon hallinto-organisaatiolle ja/tai hallitukselle sekä rahoittajille.
Kannattaa vierailla säännöllisin väliajoin esimerkiksi hanketta hallinnoivan yhdistyksen tai kunnan hallituksessa kertomassa toimenpiteiden etenemisestä. Sisäisen viestinnän välineitä ovat myös esimerkiksi sähköposti, sosiaalinen media, intranet ja ohjaus- tai hankeryhmän kokoukset.
Ulkoinen viestintä
Ulkoisen viestinnän tavoitteena on kertoa muille siitä, mitä hankkeessa tapahtuu. Julkinen viestintä tuo hankkeelle näkyvyyttä ja voi auttaa esimerkiksi uusien yhteistyökumppaneiden löytämisessä.
Viestintä kannattaa suunnitella
Laadi viestintäsuunnitelma:
- Mitä haluamme sanoa? (Sanoma)
- Kenelle? (Kohderyhmä)
- Miten? (Keinot/välineet)
- Mitä vaikutuksia saamme aikaan? (Tulos)
- Mitä maksaa? (Budjetti)
- Kuka/ketkä tekevät? (Tekijät)
- Milloin on h-hetki? (Aikataulu)
- Mitä tapahtuu viestintätoimenpiteiden jälkeen? (Seuranta)
Tiedotteen kirjoittaminen
- Tiedotteen tavoite on herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta.
- Joskus toimittajat julkaisevat tiedotteen sellaisenaan, joskus he lyhentävät, täydentävät tai kommentoivat sitä, joskus he kirjoittavat tiedotteen pohjalta kokonaan uuden jutun.
- Tiedotteen tulee käsitellä jotain uutta ja ajankohtaista, yleisesti kiinnostavaa asiaa.
- Tarkastele asiaa toimittajan, älä hankkeesi näkökulmasta.
Vinkkejä tiedotteen ja jutun kirjoittamiseen
- Napakka otsikko herättää lukijan kiinnostuksen ja kertoo tiedotteen aiheen.
- Mitä, missä, milloin, miten, miksi, kuka? Tärkeimmät asiat heti tiedotteen alkuun, mahdollisimman selkeästi ja ytimekkäästi.
- Muista lyhyet kappaleet ja elävöittävät väliotsikot.
- Tiedotteen maksimipituus on yksi A4.
- Tiedotteeseen kannattaa pyytää 1-3 kommenttia aiheeseen liittyvältä henkilöltä, koska ihmisten kommentit kiinnostavat aina lukijaa.
- Laita aina tiedotteen loppuun sellaisen yhteyshenkilön tiedot (nimi, titteli, puhelinnumero), joka voi antaa asiasta lisätietoja.
- Kuva elävöittää tekstiä ja nostaa sen arvoa lukijan silmissä. Jos mahdollista, tarjoa medioille kuvamateriaalia.
Vinkkejä sosiaalisen median hyödyntämiseen
- Mieti kohderyhmä.
- Valitse sopiva kanava.
- Tee sisältösuunnitelma.
- Seuraa, millainen sisältö toimii.