Hem » När du har fått finansiering » Anvisningar om kommunikation 2023–27 » Kommunikationstips för projektet

Kommunikationstips för projektet

Av projekten förväntas öppenhet och aktiv kommunikation. Vänligen meddela om projektet åtminstone när det inleds och avslutas. Kom dock ihåg att inledandet eller avslutandet av projektet i sig inte nödvändigtvis är intressanta saker, utan det viktigaste är vad man vill åstadkomma med det. Det lönar sig att även under projektets gång berätta vad som händer, vad man har lyckats med och vad man har lärt sig.

10 skäl att kommunicera om projektet

Du ökar synligheten.
Du underlättar genomförandet.
Du aktiverar och engagerar personer som deltar i genomförandet.
Du förmedlar information om hur det framskrider till finansiären.
Du förmedlar information till personer som kan dra nytta av projektet.
Du informerar allmänheten och på så sätt ökar du informationen om både det egna projektet och projektverksamheten i allmänhet.
Du berättar om förändringar, framskridande och händelser.
Du skapar nätverk och samlar människor. Med hjälp av omfattande nätverk kan budskapet spridas till ett mycket stort område.
Du ger möjlighet att påverka projektet i dess olika skeden.
De genomförda projekten fungerar som exempel och lärdomar för nya projekt.

Intern kommunikation

Berätta om projektet för de parter som berörs och som kan dra någon nytta av det. Målet är också att få parterna att delta i genomförandet av projektet. Projektet får inte bara bli en åtgärd för en liten grupp. Det är särskilt viktigt att också informera den sökandes förvaltningsorganisation och/eller styrelse samt finansiärerna om hur arbetet framskrider.

Det lönar sig att regelbundet besöka till exempel den förening som administrerar projektet eller kommunens styrelse för att berätta om hur åtgärderna framskrider. Verktyg för intern kommunikation är också till exempel e-post, sociala medier, intranät och styr- eller projektgruppens möten.

Extern kommunikation

Målet med den externa kommunikationen är att berätta för andra om vad som händer inom projektet. Offentlig kommunikation ger projektet synlighet och kan till exempel hjälpa till att hitta nya samarbetspartner.

Det lönar sig att planera kommunikationen

Gör upp en kommunikationsplan:

Vad vill vi säga? (Budskap)
Till vem? (Målgrupp)
Hur? (Metoder/redskap)
Vilka effekter kommer vi att få? (Resultat)
Vad kostar det? (Budget)
Vem/vilka gör? (De som utför)
När är det dags? (Tidtabell)
Vad händer efter kommunikationsåtgärderna? (Uppföljning)

Att skriva ett meddelande

Syftet med meddelandet är att väcka journalisternas intresse och få dem att skriva om projektet.
Ibland publicerar journalisterna meddelandet som sådant, ibland förkortar, kompletterar eller kommenterar det, ibland skriver de en helt ny artikel utifrån meddelandet.
Meddelandet ska behandla något nytt och aktuellt, allmänt intressant.
Granska ärendet ur journalistens synvinkel, inte ur ditt projekts synvinkel.

Tips för att skriva ett meddelande och en artikel

En skarp rubrik väcker läsarens intresse och berättar om meddelandets ämne.
Vad, var, när, hur, varför, vem? De viktigaste sakerna genast i början av meddelandet, så tydligt och koncist som möjligt.
Kom ihåg korta stycken och upplivande mellanrubriker.
Meddelandets maximilängd är en A4.
Det lönar sig att be om 1–3 kommentarer av en person med anknytning till ämnet, eftersom människors kommentarer alltid intresserar läsaren.
Skriv alltid i slutet av meddelandet uppgifter om en sådan kontaktperson (namn, titel, telefonnummer) som kan ge mer information i ärendet.
En bild livar upp texten och höjer dess värde i läsarens ögon. Om möjligt, erbjud bildmaterial åt medierna.